POWER POINT
PowerPoint es la
herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear
presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en
día ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y
atractiva.
Algunos ejemplos de su aplicación
práctica podrían ser:
- En la enseñanza, como apoyo
al profesor para desarrollar un determinado tema.
- La exposición de los
resultados de una investigación.
- Como apoyo visual en una
reunión empresarial o conferencia.
- Presentar un nuevo producto.
- Y muchos más...
En definitiva siempre que se quiera
exponer información de forma visual y agradable para captar la atención del
interlocutor.
Con PowerPoint podemos
crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con
gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos
permiten personalizar hasta el último detalle. Podemos controlar el estilo de
los textos y de los párrafos, insertar gráficos, dibujos, imágenes... También
es posible insertar efectos animados, películas y sonidos. Podremos revisar la
ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda
tener unas pequeñas aclaraciones para su exposición y muchas más cosas que
veremos a lo largo del curso.
Para empezar veremos la forma de
arrancar el programa y conoceremos el entorno y funcionamiento básico. Al final
de este tema ya estarás en disposición de empezar a crear presentaciones.
CONCEPTOS BÁSICOS
PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e
ideas de forma visual y atractiva.
Se
pueden utilizar presentaciones en la enseñanza como apoyo al profesor para
desarrollar un determinado tema, para exponer resultados de una investigación,
en la empresa para preparar reuniones, para presentar los resultados de un
trabajo o los resultados de la empresa, para presentar un nuevo producto, etc.
En definitiva siempre que se quiera exponer información de forma visual y
agradable para captar la atención del interlocutor.
Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con
gran calidad ya que incorpora
gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último
detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos,
podemos insertar gráficos, dibujos, imágenes, e incluso texto WordArt.
Podemos
también insertar efectos animados, películas y sonidos. Podemos revisar la
ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda
tener unas pequeñas aclaraciones para su exposición y muchas más cosas que
veremos a lo largo del curso.
ELEMENTOS BÁSICOS DE PRESENTADORES GRÁFICOS
La vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación para
mostrar cuál será el resultado final.
Lo habitual es reproducir la presentación desde la diapositiva que se
está visualizando en ese momento, normalmente para ver cómo queda la diapositiva
que acabamos de realizar y poder apreciar todos los elementos, incluidos los
efectos animados que no se apreciarían en ninguna otra vista.
Podemos iniciar esta
vista desde:
- La cinta, en Presentación con
diapositivas > grupo Iniciar presentación con
diapositivas > Desde la diapositiva actual.
- El botón de la barra inferior.
Lo habitual es que una presentación
contenga diversas diapositivas. Durante la exposición de cara al público es
imprescindible que sepas moverte de una a otra con soltura para ir avanzando.
La siguiente tabla muestra las teclas apropiadas para realizar las acciones
básicas:
Acción
|
Teclas
|
Ejecutar la
siguiente animación o avanzar a la siguiente diapositiva.
|
S
INTRO AV PÁG FLECHA DERECHA FLECHA ABAJO BARRA ESPACIADORA Clic con el mouse |
Ejecutar la
animación anterior o volver a la diapositiva anterior
|
A
RE PÁG FLECHA IZQUIERDA FLECHA ARRIBA RETROCESO |
Ir a diapositiva
número
|
NÚMERO+INTRO
|
Volver a la
primera diapositiva
|
1+INTRO
presionar los dos botones del ratón durante 3 segundos. |
Finalizar una
presentación con diapositivas
|
ESC
CTRL+PAUSA GUIÓN (-) |
Presentar el menú
contextual
|
MAYÚS+F10
clic con el botón derecho del ratón |
Además de estas acciones, también es posible modificar la forma del
puntero del ratón o dibujar y resaltar sobre la diapositiva. Poner la pantalla
en blanco o en negro para que las personas nos miren a nosotros en un momento
dado, sin la distracción de la diapositiva, etc. Pulsando la
tecla F1 desde la vista de presentación puedes ver el cuadro de ayuda
con todas las teclas para cada función.
Todas estas funciones se podrían realizar también mediante el menú
contextual. Es decir, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la
presentación y utilizando las opciones Anterior, Siguiente, Ir
a diapositiva, Fin de la presentación, etc. Sin embargo, esto
no es muy recomendable, ya que además de ser incómodo, la visualización del
menú puede distraer la atención del público y dar una imagen poco profesional.
Hemos comentado que esa es la forma más habitual de reproducir la
presentación, pero no la única. En la ficha Presentación con
diapositivas encontramos otras formas de reproducción que pueden
resultarnos útiles:
Desde el principio para reproducirla
toda. También se puede ejecutar este tipo de presentación pulsando la
tecla F5.
- Y Presentación personalizada, para
escoger exactamente en qué orden reproducirlas. Esto puede resultar muy
útil si en la exposición de cara al público se decide modificar el orden
de ciertos puntos, de este modo no será necesario modificar la
presentación. Esto nos ahorrará mucho tiempo y evitará que terminemos con
distintas versiones o copias de lo mismo, ya que podremos almacenar varios
órdenes de reproducción en la propia presentación y así utilizar la misma
para distintos públicos.
- Por último comentaremos la opción Difundir
presentación de diapositivas, que es una novedad muy interesante de
esta última versión de PowerPoint. Permite publicar en internet una
presentación para que los receptores de la misma la puedan seguir desde su
ordenador, móvil, o cualquier otro dispositivo. Lo que hace grande a esta
idea es que el público no sólo dispone de la presentación, sino que la
visualiza al ritmo que marca el locutor en tiempo real. Veremos esto en
detalle más adelante, en la unidad dedicada a la publicación de las
presentaciones.
PRESENTACIÓN
(Crear, guardar y abrir)
Para poder crear una presentación debemos de ir añadiendo diapositivas a
medida que nos haga falta.
Para ello, podemos añadir diapositivas en blanco:
- Pulsando el icono de
la barra de herramientas de la columna de diapositivas.
- Utilizando el menú Diapositiva → Nueva
diapositiva.
- Con el teclado,
pulsando Ctrl + M.
- Haciendo clic derecho sobre una diapositiva y
seleccionando Nueva diapositiva del menú contextual.
De cualquier modo, accedemos a la ventana Seleccionar diseño de
diapositiva:
Estos diseños sólo son áreas de texto predefinidas, en las que el texto
tiene un tamaño preestablecido. Por ejemplo, Título nos
permite insertar fácilmente un título grande y un subtítulo más pequeño. Otras
como Texto o Dos columnas esta están pensadas
para contener texto con un encabezado, mientras que Subtítulo se
puede utilizar cuando sólo queremos introducir una pequeña leyenda debajo de
una imagen.
Entre todas elegiremos la que más se ajuste a nuestras necesidades, y
que podamos utilizar con los mínimos cambios. Porque una vez insertada podemos
modificarla, añadiendo o quitando áreas de texto, cambiando su tamaño... como
queramos. Cuando nos hayamos decidido, hacemos clic sobre ella y aparecerá en
la columna de diapositivas.
En cambio, si tenemos una diapositiva con un diseño creado por nosotros,
y queremos crear otra igual, nos resultará más cómodo duplicar la diapositiva y
modificar el texto que crear una nueva y volver a cambiar el diseño. Para
hacerlo, podemos:
- Pulsar el icono de la barra de
diapositivas.
- Pulsar en el menú Diapositivas → Duplicar
diapositiva.
- Seleccionando Duplicar diapositiva en
el menú contextual.
Otra opción podría ser con los comandos Copiar y Pegar que
encontramos en el menú contextual.
11.4. Seleccionar diapositivas
La diapositiva que aparece a la derecha de la pantalla para su edición,
es la que tenemos seleccionada.
La diapositiva seleccionada, aparece en la columna de diapositivas
resaltadas en amarillo. Para seleccionar una distinta, basta con hacer clic
sobre ella.
Podemos seleccionar varias diapositivas, por ejemplo para borrarlas,
igual que seleccionamos archivos en una carpeta. Si mantenemos pulsada la
tecla Ctrl mientras hacemos clic, se irán sumando diapositivas a la
selección, o restándose si hacemos clic sobre una ya seleccionada. Si en vez de
eso, combinamos con la tecla Shift (Mayúsculas), al hacer clic se
seleccionarán todas las diapositivas entre ésa y la que ya estaba seleccionada.
Podemos recorrer una a una las diapositivas, seleccionando la
anterior o la siguiente , utilizando los controles diapositiva anterior y
diapositiva siguiente que encontramos con los controles de diapositivas.
A continuación
veremos cómo guardar una presentación. Es importante que cada
cierto tiempo guardemos los cambios realizados en nuestra presentación para
que en el caso de que el sistema falle perdamos los menos cambios posibles.
|
Para guardar una presentación
podemos ir al menú Archivo y seleccionar la opción Guardar o
también se puede hacer con el botón guardar.
Si es la primera vez que guardamos la presentación nos aparecerá una ventana similar a la que mostramos a continuación.
De la lista desplegable
de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos
guardar la presentación, después en la casilla de Nombre de archivo introduciremos
el nombre con el cual queremos guardarla y por último pulsaremos en el botón Guardar.
Si no es la primera vez que
guardamos la presentación y pulsamos en el botón de guardar de la barra de
herramientas o seleccionamos la opción Guardar del
menú Archivo no nos aparecerá la ventana que hemos mostrado
anteriormente, guardará los cambios sin preguntar.
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Si queremos guardar
una presentación con otro nombre (por ejemplo queremos crear una
nueva presentación utilizando una presentación que ya tenemos) desplegaremos
el menú Archivo y seleccionamos la opción Guardar
como, entonces aparecerá la misma ventana que cuando pulsamos por primera
vez en el botón Guardar. Cuando utilizamos esta opción tenemos al final dos
presentaciones, la inicial (la que estaba abierta cuando dijimos Guardar
como) y otra con el nuevo nombre.
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Abrir una Presentación
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Para abrir una
presentación podemos elegir entre:
ir al menú Archivo y
seleccionar la opción Abrir,
pinchar en el botón
Abrir de la barra de
herramientas,
Desde el Panel de Tareas en la sección Abrir
una presentación seleccionar la opción Más
presentaciones.
En esa misma sección aparecen los nombres de las
últimas presentaciones abiertas (en nuestro caso Titulo 1). Si la
presentación que queremos abrir se encuentra entre esas hacemos clic en su
nombre y se abre automáticamente, en caso contrario hacer clic en Más
presentaciones...
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Si el Panel
de Tareas no aparece despliega el menú Ver y
selecciona la opción Panel de tareas.
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TIPO
DE VISTAS
Antes de empezar
a explicar cómo personalizar una presentación es importante saber cómo
manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece
PowerPoint.
El saber manejar
los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto
una visión particular de cada diapositiva como una visión global de todas las
diapositivas, incluso nos permitirá reproducir la presentación para ver cómo
queda al final.
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La vista
normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente,
con ella podemos ver, diseñar y modificar la diapositiva que
seleccionamos.
Para ver la
diapositiva en esta vista despliega el menú Ver y selecciona
la opción normal.
También puedes
pulsar en el botón que aparece debajo del área
de esquema en la parte izquierda.
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En la parte izquierda de
la pantalla aparece el área de esquema en el cual podemos
seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece
la diapositiva en grande para poder modificarla. En la
parte inferior se encuentra el área de notas en
el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva.
Esta es la vista
que más utilizarás ya que en ella podemos insertar el texto de las
diapositivas, cambiarles el color y diseño y es además la que más se aproxima
al tamaño real de la diapositiva.
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Para ver las
diapositivas en vista clasificador tienes que desplegar el
menú Ver de la barra de menús y seleccionar la opción Vista
Clasificador de diapositivas.
También puedes
pulsar en el botón que aparece debajo del área
de esquema en la parte izquierda.
Este tipo de
vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por
el orden de aparición, orden que como podrás ver aparece junto con cada
diapositiva.
Con este tipo de vista
tenemos una visión más global de la presentación, nos
permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover,
copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.
DIAPOSITIVAS
(Configuración y diseño)
|
Para configurar la cuadrícula, hacemos clic en el botón Configuración
de cuadrícula que se encuentra en la ficha Vista,
grupo Mostrar.
Se mostrará una ventana como la siguiente:
La opción Mostrar cuadrícula en la pantalla tiene el mismo
efecto que la que encontramos en la cinta directamente, con la salvedad de que
aquí podemos configurar cada cuántos centímetros se dibujará
una línea. Cuanto más grande sea el tamaño del espaciado, menos
precisión tenemos para colocar los objetos en la diapositiva pero será más
fácil colocar los objetos alineados.
Las opciones de ajuste permiten ajustar los objetos
a la cuadrícula o entre sí. Es muy recomendable tener activada la
primera opción, de este modo, al mover un objeto en la diapositiva, tenderá a
"pegarse" de alguna forma a las líneas de cuadrícula y será más
sencillo alinear objetos.
Si pulsamos el botón Establecer como predeterminado, la
configuración establecida se mantendrá para las nuevas diapositivas y para
futuras presentaciones. Esto nos asegurará que se muestre siempre la cuadrícula
cuando trabajamos, y de la forma en que lo hayamos indicado.
En el panel de
tareas tenemos una sección Diseño de diapositiva que nos
permite elegir un tipo de diapositiva que incluye ya los objetos preparados
para que sólo nos quede completarla con contenido.
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Esta sección
aparece normalmente cuando insertamos una nueva diapositiva. Si no es así
ábrela desplegando la lista de secciones del panel de tareas y
seleccionando Diseño de diapositiva.
Aparecerá entonces
la sección que te mostramos más abajo.
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